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【两学一做】服务大局 勇于担当——会演票务工作及志愿服务
文体部  杨超
 
说起全国少数民族文艺会演,我是第二次参加,而刚刚结束的第五届全国少数民族文艺会演于我而言,又是一次全新的挑战与洗礼。我分配在执委会首次承接的任务单元内——票务组,与胡军凯副主任、李丽老师和民族联谊会的高峰老师并肩战斗。除了票务统筹,我们还肩负志愿者招募与管理、应急观众组织、活动简报及拟定通知文件等工作任务。回首往事,满满的各种“辛酸苦辣”,而唯有个人担当,方能成就大局圆满。下面与大家一起分享一些会演期间的工作点滴。

   

票务工作重之又重,领导挂帅身先担当

 

文艺会演参演剧目精细打磨历时五年之久,最终璀璨的民族文化盛宴齐聚京城展示,这其中饱含了各代表团无数的心血与付出。而我们票务组的核心任务就是统筹协调各方,将演出票合理、及时的分发,目标就是确保最终演出现场的上座率,为各代表团华丽绽放增光添彩。

 

由此,票务工作得到了各级领导的高度重视,由北京市民委主管领导亲自挂帅,中心王主任统筹指导,中心胡主任直接领导应急观众组织和志愿服务。票务组细化工作任务,下设票务管理小组和剧场服务(票根统计)小组。实行专人专管负责制:指定专人负责与国家民委、北京演艺集团和北京市文化局对接票务工作;由专人负责通知、组织应急观众队伍;指派专人负责收集统计剧场上座情况,画出座次图,并形成报告。

如此多层级、多对口、多维度的统筹协调,正是各位领导身先士卒的担当,才打开了一度困扰我们的繁杂纷乱,使我们在迷茫的工作中逐步清晰。

 

联系协调克服困难,紧急频发担当负责

 

本届会演票务呈现“三多”和“三少”的特点,即“演出场次多、出票数量多、需求单位多”和“出票机器少、间隔时间少、分票时间少”。每天除了面对上千张演出票的分配问题,同时还要处理各种突发状况。为此会演票务组管理工作实行动态监控和“两会制度”,每天下午三点召开“剧场联络员工作会”和“确定组织观众数量协调会”。

 

针对票务工作系统的复杂性,票务组一方面主动加强与各方信息沟通,24小时不关机;另一方面对于经常出现的临时空降余票的情况,既迅速及时作出分配方案,又认真的逐一进行登记、装袋、分发。

 

在会演期间,我常常听到身边同事们的抱怨,作为执行单位的成员却拿不到近在咫尺的演出票。我特别能理解大家的心情,如果不是亲历票务工作,想必我也会一样会发出不理解的声音。下面,我就要跟大家倒到苦水了。

 

我们虽然名为“票务组”,实际上我认为更准确的应表述为“票务协调枢纽组”,由我们对接会演出票方北京演艺集团和观众组织方市文化局,具体做好统筹和协调工作。我们可分配的演出票是除了市场售票、主办单位工作票、领导工作票、评委工作票、各代表团等单位固定预留票之外剩余的票,这些演出票由我们先分发给各工作岗位,如媒体记者、治安总队、对口接待单位等,最后剩余的票才能进行二次分配,主要是业务往来单位。其实如果按照前期的流程安排,票务工作是按计划稳步推进的任务,但是在实际工作中并非如此一帆风顺。

 

经常出现的状况是我们根据市场售票情况及组委会固定工作用票使用数量汇总后,研究给市文化局组织观众人数,并以正式文件通知,同时通知会演出票方出观众组织用票。再核算出可供二次分配的工作余票数量告知会演出票方出票。正当一切安排妥当之时,突发状况来袭,演出代表团来电要求购买演出票,但是此时票务系统里的余票已分配完毕。这时,我们就要打破此前所做的一切安排,文化局接到组织观众人数通知后已经将观众组织任务布置给下属4.5家单位了,如若要求他们缩减观众人数可谓牵一发而动全身;所以只能压缩扣减二次分配用票。这就需要与此前已经通知的各单位重新协商。起初遇到此类棘手问题的时候我倍感力不从心,但经过数次暴风雨的洗礼之后,在领导的指导下,不断协调各方,可以妥善解决。

 

然而这还不是最棘手的,我们还遭遇过在上述情况的基础上又叠加难度,当二次调整各方达成一致后,突然接到出票方京演集团反馈,代表团未按此前承诺将余票全部回购;同时相关单位又将此前领取的演出工作票退回大部分,理由是预估人数有偏差,而此时距离当晚演出只剩3个小时的时间,如果再做各方协调显然不现实,而零散分发又难已在短时间内完成,所以我们只能想办法尽最大能力协调安排应急观众组织队伍全员顶上,保障各代表团演出上座率。

 

所以亲爱的同事们,你们了解了吧,不是我们剥夺大家看演出的机会,实在是有苦难言。其实会演这个盛大的全国各民族盛宴的成功,是汇集了无数如同你我一般担当个人各种付出、奉献之后才重获大局的胜利。

 

细致服务精准管理,志愿团队担当奉献

 

会演期间除了辛勤付出的各位之外,还有一群最可爱的人,她们就是会演志愿者:他们有在演出结束后收集统计票根,完成标注座位图的骨干志愿者,有在执委会各个部门协助工作的大学生志愿者,还有在剧场第一线随叫随到、填补空座的应急观众志愿者。

 

中心民族文化志愿者服务团志愿服务经验丰富,业务素质过硬,政治背景可靠,成为志愿者中的骨干力量,以实际行动践行精准化管理的要求,即“票务需求实名、记录座位号、演出结束后查点票根、查对记录、倒查责任”等。会演期间统计了86场演出,5万余张票根。同时,还面向社会招募了50余名志愿者,服务涵盖了执委会接待保障、宣传推广、接待迎送、车辆保障、演出摄影、票务服务、剧场服务等十余项。

 

应急观众志愿者根据需求填补剧场空位,从125人急增到850人,经过严格培训全部做到了“整队入场,热烈鼓掌;见票让座,无座退场等24字方针。

 

志愿者填补和完善了我们工作未能遍及的空隙,他们是后方执委会与前方剧场的桥梁,帮助协调及处理各种紧急的观众事务,饱含为各民族兄弟姐妹服务的热情和无私的奉献担当也给予我们无尽的鼓舞。

 

担当与大局观是我在本届会演最大的收获,正如在“两学一做”教育实践活动中学到的:一要有大局意识、不自私自利,甘于奉献;二要勇于担当,服务为先、踏实肯干。

 

活动散场担当不减,大局观念指引向前!
 
 
 
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